Aspectos claves al crear tu empresa

Limitar la responsabilidad patrimonial:  sociedades comerciales y negocios.

Compañías, corporaciones, sociedades y empresas son términos que se usan indistintamente en el lenguaje común para hacer referencia a una realidad del mundo de los negocios: la utilización extendida de una persona jurídica para desarrollar actividades comerciales. En efecto, este es quizás una de las novedades más importantes de nuestra época, mediante las cual las personas de negocios cuentan con un mecanismo para proteger su patrimonio.

Juan es un hombre de negocios que siempre ha comercializado productos y, recientemente ha decidido expandir su negocio y llevarlo a otros países de América Latina. Sin embargo, hasta el momento toda la actividad empresarial se ha desarrollado a su nombre, es decir, Juan ha firmado contratos, ha pagado con sus recursos a los proveedores y es quien paga sus obligaciones tributarias. En este caso, de crecimiento y expansión del negocio Juan puede crear una sociedad con el fin de limitar su responsabilidad y salvaguardar su patrimonio. ¿Cómo es esto posible? Al momento de crear una sociedad se crea en el mundo jurídico una nueva persona que será la llamada a cumplir sus obligaciones y exigir sus derechos. Esto es, en realidad una ficción legal, pues esa persona no existe fisicamente, pero ante las leyes, autoridades y terceros es una persona. Tanto es así que, tendrá un nombre ( razón social ) y una identificación que, puede variar dependiendo del país. En Colombia , por ejemplo, la identificación es conocida como NIT ( número de identificación tributaria) y en Estados Unidos como EIN ( Employ Identification Number).

Al crear una sociedad, los empresarios y emprendedores obtienen algunas facilidades para desarrollar sus negocios. El primero, permite que las sociedades puedan ser creadas por una sola persona o por varias, adquiriendo la calidad de accionistas todos aquellos que acepten las reglas contenidas en los estatutos sociales y pagando el respectivo aporte. Vale aclarar que cada país tiene un régimen jurídico aplicable a las sociedades y que, no todas las sociedades permiten un accionista único. En América Latina, es bien conocida la figura de la sociedad por acciones simplifica, la cual tiene orígenes en el derecho francés. En segundo lugar, al tener una sociedad el empresario puede tener una solides o reputación en el mercado que le permite ganar confianza frente ante entidades pública o privadas. Por ejemplo, al momento de buscar recursos ante un banco o un ángel inversionista es muy posible que lo primero que sea solicitado sea la documentación legal de la sociedad.

Aspectos corporativos de la sociedades.

Cerca del 70% de los libros de actas de junta directiva y de asamblea de accionistas pueden tener errores y estar desactualizados.

Las sociedad, por regla general tienen diferentes obligaciones que cumplir si quieren evitar la imposición de multar o dolores de cabeza en un eventual litigio. Una de ellas, es la de llevar de forma ordenada, fidedigna y acorde a las normas, los libros corporativos, también llamados libros de actas. Dependiendo de los órganos de la sociedad , podrán encontrarse libro de actas de Junta Directiva y libro de actas de Asamblea de Accionistas. En todo caso, lo relevante es tener presente que estos libros dan cuenta de las principales decisiones de la empresa y reflejan el cumplimiento de los estatutos sociales y la toma de decisiones de acuerdo a la legislación corporativa aplicable. Por lo anterior, es fundamental que este registro histórico de la sociedad este diligenciado en debida forma. Algunas veces, las autoridades pueden pedir la copia de estas actas con el fin de estudiar y verificar el cumplimiento de la ley, o en otras ocasiones, los socios pueden tener conflictos sobre las decisiones tomadas. En uno u otro caso, las actas son un buen soporte para defender los intereses de la sociedad y sus accionistas.

Aspectos contables y tributarios.

No menos importante resulta el manejo contable y tributario de una sociedad. Al principio, este tema puede parecer de menor importancia, pero es bien conocido en la asesoría corporativa que contadores y abogados trabajan de la mano. Al iniciar, se tendrá que realizar un proceso de emisión de facturas, negociar contratos, pagar proveedores y es en este tipo de transacciones, en las que empiezan a jugar un rol importante el análisis contable y tributario. Por ejemplo, si una sociedad paga un servicio de asesoría es muy probable que al valor que le han ofrecido deba aplicarse la retención en la fuente y el impuesto al valor agregado. Es común que, los empresarios no se detengan en estos temas, pero al momento del pago llegan las confusiones y mal entendidos. Por lo anterior, siempre es recomendable tener la perspectiva tributaria y contable en toda operación que realicen los empresarios.

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